Un SOP (Standard Operating Procedure), Procedimiento Operativo Estándar (POE) en español, es un documento con instrucciones paso a paso para realizar operaciones de rutina. En el sector del Mantenimiento, la aplicación de procedimientos estándar ayuda a mejorar la eficiencia y la calidad del trabajo.

Los SOP están integrados en muchísimas empresas de todos los sectores, desde el transporte a los servicios. 

En estos últimos, por ejemplo, son procedimientos que ayudan al personal a dar una respuesta uniforme y acorde con los criterios de la empresa. Por ejemplo, ante una reclamación de un cliente, el SOP servirá de guía para que el empleado pueda atender la queja del usuario, siempre de la misma manera y bajo los mismos criterios.

¿Por qué son importantes los SOP en Mantenimiento?

En Mantenimiento, la implementación de SOPs regula los procedimientos, evita alteraciones que pueden afectar al resultado final y permite que cualquier operario con el conocimiento adecuado pueda efectuar el servicio. 

Como un SOP no deja de ser una lista de tareas, el Jefe de Mantenimiento tiene en todo momento la información de las operaciones realizadas y pendientes de cada equipo y de cada operario.

El éxito de estos Procedimientos Operativos Estándar se explica por los beneficios que aportan al Departamento de Mantenimiento. Entre otros, ahorran tiempo y dinero, mejoran la calidad del trabajo y agilizan la formación de los nuevos operarios.

Cómo redactar un SOP ágil

Para que un SOP sea ágil se necesita una buena planificación previa. Este es quizá el punto crucial para que funcione. La metodología de trabajo debería ser la siguiente,

1. Identificar primero todos los procedimientos y esquematizarlos. 
2. Definir y redactar los propósitos generales y desglosar las tareas detalladas.
3. Identificar y vincular cada activo con cada uno de los SOPs que le puedan aplicar, asignando la periodicidad de cada procedimiento a cada uno de ellos. 

Pongamos un ejemplo: los motores de los equipos. Es habitual que tengan unos procedimientos comunes. Podemos elaborar una lista con ellos y luego añadir las variables, como la periodicidad o las tareas específicas.

Los procedimientos operativos pueden entregarse en mano a los operarios o estar disponibles informáticamente.

Cómo ayuda un programa GMAO con los SOPs

La era de las órdenes de trabajo a papel, con todos sus inconvenientes, ha pasado a la Historia. Los programas GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistida por Ordenador) permiten ganar eficiencia, tiempo y agilidad.

¿Cómo verías la posibilidad de tener en tu ordenador todos los Procedimientos que un programa GMAO te ha ayudado a elaborar? ¿Te imaginas que cada operario pudiera acceder desde cualquier dispositivo móvil a esta orden de trabajo, marcando cada paso realizado y anotando las incidencias?  

Suited Keep, el GMAO que mejor se adapta a sus clientes

El GMAO Suited Keep te ayudará en todo el proceso de elaboración de SOPs de forma fácil e intuitiva. A partir de este momento ya no tendrás que preocuparte por nada. El programa generará automáticamente las Órdenes de Trabajo a partir de los SOP vigentes para cada activo según las periodicidades que hayas establecido.

Como pueden surgir imprevistos, Suited Keep te permite cerrar las OT dejando algunas tareas del Procedimiento sin finalizar, aquellas que hayas definido como no prioritarias. 

Los Procedimientos Operativos se pueden mejorar con el tiempo y con el tiempo se pueden tener diferentes versiones del mismo procedimiento. Suited Keep te da todas las facilidades para acceder al Historial de las versiones anteriores para mejorar la calidad del proceso de mantenimiento.

Suited Keep te permite así mismo hacer seguimiento de los SOPs y tener un calendario de los procedimientos para cada activo. Con esta herramienta podrás planificar las intervenciones preventivas futuras para ayudarte a racionalizar mejor los recursos (operarios, recambios, consumibles ,..)

El GMAO Suited Keep está programado para acomodarse con facilidad a las necesidades de cada cliente.  La adaptación del usuario es muy rápida gracias a un diseño sencillo y muy visual. 

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